Pasivní řešení pro sledování souborů RFID a správu dokumentů

Přestože závislost na elektronických dokumentech roste, nelze eliminovat používání fyzických papírových dokumentů. Sledování a správa fyzických dokumentů je nezbytná pro účely, jako je ověřování autorských práv, ověřování identity, autorizace, archivace a inventarizace.

Použití RFID ke správě tisíců dokumentů je jednoduchý proces.

Typy dokumentů vhodné pro sledování RFID

Generál

Výkresy, návrhy, dokumenty nástroje a specifikace formy
Právní dokumenty
Záznamy pacientů
Doklady o celním odbavení
Materiály na zpracování dokumentů

Vzdělávací sektor (školy, univerzity, K-12 a další vzdělávací instituce):

Záznamy studentů
Hodnocení učitelů
Knihy a knihovní materiály
Laboratorní a výzkumné projekty

podnikání:

Souborové a výrobní složky
Zprávy a dokumenty
Účetní a finanční doklady
Soubory klienta/zákazníka

Vláda:

Utajované dokumenty
Soubory případů
Informace o zbraních a střelných zbraních
Bezpečnostní informace

Dodavatelé:

Dokumenty staveniště
Faktury
Dokumenty k vybavení
Informace o záruce

Tyto typy dokumentů jsou běžně sledovány pomocí technologie RFID a slouží různým potřebám různých průmyslových odvětví a organizací, včetně technologií, financí, zdravotnictví, zábavy, vládních agentur, vymáhání práva, armády, stavebnictví a průmyslových společností.

Frekvence značek RFID pro sledování dokumentů

Při použití RFID pro sledování dokumentů nebo souborů závisí volba frekvence mezi vysokou frekvencí a ultra vysokou frekvencí na konkrétní požadované funkci:

Vysoká frekvence (HF):

Čitelné pomocí smartphonu, nabízí pohodlí a širokou použitelnost
Vhodné pro čtení jeden na jednoho, ideální pro scénáře s malým množstvím a častými aktualizacemi obsahu

Ultra-vysoká frekvence (UHF):

Nabízí delší čtecí vzdálenosti a podporuje možnosti čtení jedna k mnoha
Poskytuje možnost pro LED RFID, což usnadňuje snadné vyhledání pomocí osvětlených výzev, zvláště užitečné pro účely sledování a správy ve velkém měřítku
Čitelné pomocí smartphonu, nabízí pohodlí a širokou použitelnost
Vhodné pro čtení jeden na jednoho, ideální pro scénáře s malým množstvím a častými aktualizacemi obsahu

Jak funguje sledování dokumentů RFID?

Pro správu dokumentů pomocí RFID je každému dokumentu nebo obálce přiřazen jedinečný kód, který lze zapsat do elektronického kódu produktu (EPC) čipu a přihlásit se do systému.

Když je potřeba najít konkrétní dokument, zadá se příslušný EPC kód a k jeho naskenování se použije ruční skener.

Jakmile příslušný čip přijme signál, LED indikátor bliká. I když je zadáno více kódů najednou, odpovídající LED budou reagovat současně.

Tento proces eliminuje potřebu ručního vyhledávání a křížových odkazů, což vám umožní rychle najít potřebný dokument během několika sekund, dokonce i mezi mnoha soubory.

Rozsah čtení značek pro sledování souborů RFID

Vysokofrekvenční (HF)**: rozsah čtení 0-3 cm

Ultra-High Frequency (UHF)**: čtecí rozsah 1,5-3m

Doporučené RFID tagy pro sledování dokumentů a jejich funkce

Vysokofrekvenční (HF) značky:

– Mokrá vložka nebo bílý štítek: Volba závisí na potřebě tisku čísel. Obsahuje odkaz URL pro přístup k dalším podrobnostem a informacím o souvisejících souborech.

Značky ultra-vysoké frekvence (UHF):

Štítky UHF nabízejí vylepšené možnosti správy a umožňují rychlejší a přesnější načítání souborů. Tyto značky se mohou pochlubit následujícími výhodami:

Čtení na dálku: Může současně číst více značek.
Přidružení souborů během ukládání: EPC každého tagu je přihlášeno do systému a propojeno s příslušnými soubory.
Rychlé umístění: Po vstupu do EPC a naskenování oblasti dokumentu pomocí ruční čtečky zabliká LED na příslušném štítku během několika sekund, což usnadňuje vyhledávání.
Funkce zásob: Umožňuje rychlé a přesné počítání zásob, aby se zabránilo ztrátě dokladů.

Tyto vlastnosti podtrhují klíčovou roli RFID štítků při správě dokumentů, zlepšují efektivitu organizace, usnadňují rychlé a přesné procesy vyhledávání a inventarizace.

Výhody použití pasivních RFID tagů pro sledování souborů a dokumentů

Použití pasivních RFID tagů pro sledování souborů a dokumentů nabízí několik výhod:

Úspora času a nákladů: Snižte čas a náklady, a tím zvyšte efektivitu práce. Tím, že svým zaměstnancům umožníte neztrácet drahocenný čas hledáním souborů a dokumentů, můžete zvýšit celkovou produktivitu, což povede k vyšší ziskovosti vaší společnosti.

Snížení stresu: S pasivními štítky RFID můžete rychle najít soubory, když je vaši kolegové naléhavě potřebují. To vytváří příjemné a bezstresové pracovní prostředí pro každého, zabraňuje netrpělivosti a stížnostem vyplývajícím z opožděného načítání souborů

Zachování profesionální image: Když klienti navštíví vaši kancelář a požadují přístup ke konkrétním souborům, vaše schopnost rychle najít a prezentovat dokumenty zlepší vaši profesionální image. Tato efektivní reakce nepochybně přispívá k vaší profesionalitě a důvěryhodnosti.

Celkově implementace pasivních RFID štítků demonstruje váš závazek k provozní efektivitě a profesionalitě s potenciálem přinést významné úspory času a nákladů a zároveň zlepšit celkové prostředí na pracovišti.

Jak vybrat RFID čtečku pro sledování dokumentů RFID tagy?

Pokud jde o výběr čtečky pro vysokofrekvenční štítky, máte možnost použít chytrý telefon s podporou NFC nebo vysokofrekvenční čtečku RFID. Smartphone s podporou NFC si pohodlně poradí se zápisem a čtením URL adres.

Pro ultra-vysokofrekvenční LED tagy může být odpovídající čtečka ruční nebo stolní. Toto nastavení je obvykle složitější, skládá se z ultravysokofrekvenčních tagů, čtečky a softwarových komponent.

Máte-li nějaké specifické požadavky na správu souborů, neváhejte je odeslat a my vám rádi poskytneme řešení šité na míru vašim potřebám.