Soluzione di tracciamento file RFID passivo e gestione documenti

Nonostante la crescente dipendenza dai documenti elettronici, l'uso di documenti cartacei non può essere eliminato. Il monitoraggio e la gestione dei documenti cartacei sono essenziali per scopi quali l'autenticazione del copyright, la verifica dell'identità, l'autorizzazione, l'archiviazione e l'inventario.

Utilizzare la tecnologia RFID per gestire migliaia di documenti è un processo semplice.

Tipi di documenti adatti al tracciamento RFID

Generale

Disegni, progetti, documenti sugli utensili e specifiche degli stampi
Documenti legali
Cartelle cliniche dei pazienti
Documenti di sdoganamento
Materiali per l'elaborazione dei documenti

Settore dell'istruzione (scuole, università, istituti K-12 e altri istituti scolastici):

Registri degli studenti
Valutazioni degli insegnanti
Libri e materiale bibliotecario
Progetti di laboratorio e di ricerca

Attività commerciale:

Cartelle di file e di produzione
Relazioni e documenti
Documenti contabili e finanziari
File cliente/cliente

Governo:

Documenti classificati
fascicoli
Informazioni sulle armi e sulle armi da fuoco
Informazioni sulla sicurezza

Appaltatori:

Documenti di cantiere
Fatture
Documenti dell'attrezzatura
Informazioni sulla garanzia

Questi tipi di documenti vengono comunemente tracciati utilizzando la tecnologia RFID, rispondendo alle diverse esigenze di vari settori e organizzazioni, tra cui tecnologia, finanza, sanità, intrattenimento, agenzie governative, forze dell'ordine, militari, edilizia e aziende industriali.

La frequenza dei tag di tracciamento dei documenti RFID

Quando si utilizza la tecnologia RFID per il monitoraggio di documenti o file, la scelta della frequenza tra alta frequenza e altissima frequenza dipende dalla funzionalità specifica richiesta:

Alta frequenza (HF):

Leggibile con uno smartphone, offrendo praticità e usabilità diffusa
Adatto alla lettura individuale, ideale per scenari con basse quantità e frequenti aggiornamenti dei contenuti

Frequenza ultraelevata (UHF):

Offre distanze di lettura maggiori e supporta capacità di lettura da uno a molti
Offre l'opzione per LED RFID, facilitando la localizzazione con prompt illuminati, particolarmente utile per scopi di monitoraggio e gestione su larga scala
Leggibile con uno smartphone, offrendo praticità e usabilità diffusa
Adatto alla lettura individuale, ideale per scenari con basse quantità e frequenti aggiornamenti dei contenuti

Come funziona il monitoraggio dei documenti RFID?

Per gestire i documenti tramite RFID, a ogni documento o busta viene assegnato un codice univoco che può essere scritto nel codice di prodotto elettronico (EPC) del chip e registrato nel sistema.

Quando è necessario individuare un documento specifico, viene inserito il codice EPC corrispondente e si utilizza uno scanner portatile per scansionarlo.

Una volta che il chip corrispondente riceve il segnale, l'indicatore LED lampeggia. Anche se vengono inseriti più codici contemporaneamente, i LED corrispondenti risponderanno simultaneamente.

Questo processo elimina la necessità di ricerche manuali e di riferimenti incrociati, consentendo di individuare rapidamente il documento necessario in pochi secondi, anche tra numerosi file.

Intervallo di lettura del tag di tracciamento dei file RFID

Alta frequenza (HF)**: intervallo di lettura 0-3 cm

Frequenza ultra alta (UHF)**: portata di lettura 1,5-3 m

Tag RFID consigliati per il monitoraggio dei documenti e le loro funzioni

Tag ad alta frequenza (HF):

– Intarsio bagnato o etichetta bianca: la scelta dipende dalle esigenze di stampa dei numeri. Include un link URL per accedere a dettagli e informazioni aggiuntive sui file correlati.

Tag ad altissima frequenza (UHF):

I tag UHF offrono funzionalità di gestione avanzate, consentendo un recupero dei file più rapido e preciso. Questi tag offrono i seguenti vantaggi:

Lettura a lunga distanza: può leggere più tag contemporaneamente.
Associazione dei file durante l'archiviazione: l'EPC di ciascun tag viene registrato nel sistema e collegato ai rispettivi file.
Localizzazione rapida: inserendo l'EPC e scansionando l'area del documento con un lettore portatile, la luce LED sull'etichetta corrispondente lampeggia in pochi secondi, facilitandone il recupero.
Funzione inventario: consente un conteggio dell'inventario rapido e preciso per evitare la perdita di documenti.

Queste caratteristiche sottolineano il ruolo fondamentale dei tag RFID nella gestione dei documenti, migliorando l'efficienza organizzativa e facilitando processi di ricerca e inventario rapidi e accurati.

Vantaggi dell'utilizzo di tag RFID passivi per il monitoraggio di file e documenti

L'utilizzo di tag RFID passivi per il monitoraggio di file e documenti offre numerosi vantaggi:

Risparmio di tempo e costi: riduci tempi e costi, migliorando così l'efficienza lavorativa. Consentendo al tuo personale di evitare di perdere tempo prezioso nella ricerca di file e documenti, puoi aumentare la produttività complessiva, con conseguente maggiore redditività per la tua azienda.

Riduzione dello stress: con i tag RFID passivi, puoi individuare rapidamente i file quando i tuoi colleghi ne hanno urgente bisogno. Questo crea un ambiente di lavoro piacevole e privo di stress per tutti, prevenendo impazienza e reclami derivanti dal ritardo nel recupero dei file.

Mantenere un'immagine professionale: quando i clienti visitano il vostro ufficio e richiedono l'accesso a documenti specifici, la vostra capacità di individuare e presentare rapidamente i documenti migliora la vostra immagine professionale. Questa risposta efficiente contribuisce senza dubbio alla vostra professionalità e credibilità.

Nel complesso, l'implementazione di tag RFID passivi dimostra il vostro impegno verso l'efficienza operativa e la professionalità, con il potenziale di generare notevoli risparmi di tempo e costi, migliorando al contempo l'ambiente di lavoro complessivo.

Come scegliere il lettore RFID per i tag RFID di tracciamento dei documenti?

Per quanto riguarda la scelta del lettore per i tag ad alta frequenza, è possibile utilizzare uno smartphone con tecnologia NFC o un lettore RFID ad alta frequenza. Uno smartphone con tecnologia NFC può gestire comodamente la scrittura e la lettura di URL.

Per i tag LED ad altissima frequenza, il lettore corrispondente può essere portatile o desktop. Questa configurazione è in genere più complessa e comprende tag ad altissima frequenza, un lettore e componenti software.

Se hai esigenze specifiche per la gestione dei tuoi file, non esitare a comunicarcelo: saremo lieti di fornirti una soluzione personalizzata per soddisfare le tue esigenze.