Passive RFID-Lösung zur Dateiverfolgung und Dokumentenverwaltung

Auch wenn die Nutzung elektronischer Dokumente zunimmt, lässt sich die Verwendung physischer Papierdokumente nicht vermeiden. Die Nachverfolgung und Verwaltung physischer Dokumente ist für Zwecke wie Urheberrechtsauthentifizierung, Identitätsprüfung, Autorisierung, Archivierung und Inventarisierung unerlässlich.

Die Verwaltung Tausender Dokumente mithilfe von RFID ist ein unkomplizierter Vorgang.

Für die RFID-Verfolgung geeignete Dokumenttypen

Allgemein

Zeichnungen, Designs, Werkzeugdokumente und Formspezifikationen
Rechtliche Dokumente
Patientenakten
Zollabfertigungsdokumente
Materialien zur Dokumentenverarbeitung

Bildungssektor (Schulen, Universitäten, K-12 und andere Bildungseinrichtungen):

Schülerakten
Lehrerbewertungen
Bücher und Bibliotheksmaterialien
Labor- und Forschungsprojekte

Geschäft:

Datei- und Produktionsordner
Berichte und Dokumente
Buchhaltungs- und Finanzdokumente
Kundendateien

Regierung:

Klassifizierte Dokumente
Fallakten
Informationen zu Waffen und Schusswaffen
Sicherheitsinformationen

Auftragnehmer:

Baustellenunterlagen
Rechnungen
Gerätedokumente
Garantieinformationen

Diese Dokumenttypen werden üblicherweise mithilfe der RFID-Technologie verfolgt und erfüllen die vielfältigen Anforderungen verschiedener Branchen und Organisationen, darunter Technologie, Finanzen, Gesundheitswesen, Unterhaltung, Regierungsbehörden, Strafverfolgungsbehörden, Militär, Bauwesen und Industrieunternehmen.

Die Häufigkeit von RFID-Tags zur Dokumentenverfolgung

Beim Einsatz von RFID zur Dokumenten- oder Dateiverfolgung hängt die Wahl zwischen Hochfrequenz und Ultrahochfrequenz von der jeweils erforderlichen Funktionalität ab:

Hochfrequenz (HF):

Mit dem Smartphone lesbar, bietet Komfort und breite Nutzbarkeit
Geeignet für Einzellesungen, ideal für Szenarien mit geringen Mengen und häufigen Inhaltsaktualisierungen

Ultrahochfrequenz (UHF):

Bietet größere Lesedistanzen und unterstützt Eins-zu-viele-Lesefunktionen
Bietet die Option für LED-RFID, was die einfache Lokalisierung mit beleuchteten Hinweisen erleichtert, besonders nützlich für groß angelegte Tracking- und Verwaltungszwecke
Mit dem Smartphone lesbar, bietet Komfort und breite Nutzbarkeit
Geeignet für Einzellesungen, ideal für Szenarien mit geringen Mengen und häufigen Inhaltsaktualisierungen

Wie funktioniert die RFID-Dokumentenverfolgung?

Um Dokumente mittels RFID zu verwalten, wird jedem Dokument oder Umschlag ein eindeutiger Code zugewiesen, der in den Electronic Product Code (EPC) des Chips geschrieben und im System erfasst werden kann.

Wenn ein bestimmtes Dokument gesucht werden muss, wird der entsprechende EPC-Code eingegeben und mit einem Handscanner gescannt.

Sobald der entsprechende Chip das Signal empfängt, blinkt die LED-Anzeige. Auch bei gleichzeitiger Eingabe mehrerer Codes reagieren die entsprechenden LEDs gleichzeitig.

Durch diesen Vorgang entfällt die Notwendigkeit manueller Suche und Querverweise, sodass Sie das benötigte Dokument auch in zahlreichen Dateien innerhalb von Sekunden schnell finden können.

Lesereichweite von RFID-Dateiverfolgungs-Tags

Hochfrequenz (HF)**: 0–3 cm Lesereichweite

Ultrahochfrequenz (UHF)**: 1,5–3 m Lesereichweite

Empfohlene RFID-Tags zur Dokumentenverfolgung und ihre Funktionen

Hochfrequenz (HF)-Tags:

– Nasseinlage oder White Label: Die Wahl hängt vom Bedarf an Nummerndruck ab. Enthält einen URL-Link für den Zugriff auf zusätzliche Details und Informationen zu den zugehörigen Dateien.

Ultrahochfrequenz (UHF)-Tags:

UHF-Tags bieten erweiterte Verwaltungsfunktionen und ermöglichen einen schnelleren und präziseren Dateiabruf. Diese Tags bieten folgende Vorteile:

Lesen über große Entfernungen: Kann mehrere Tags gleichzeitig lesen.
Dateizuordnung bei der Speicherung: Der EPC jedes Tags wird im System protokolliert und mit den jeweiligen Dateien verknüpft.
Schnelles Auffinden: Durch Eingabe des EPC und Scannen des Dokumentenbereichs mit einem Handlesegerät blinkt innerhalb von Sekunden die LED-Leuchte auf dem entsprechenden Tag und ermöglicht so ein müheloses Auffinden.
Inventarfunktion: Ermöglicht eine schnelle und genaue Bestandsaufnahme, um den Verlust von Dokumenten zu verhindern.

Diese Eigenschaften unterstreichen die zentrale Rolle von RFID-Tags im Dokumentenmanagement, da sie die organisatorische Effizienz verbessern und schnelle und genaue Such- und Inventarisierungsprozesse ermöglichen.

Vorteile der Verwendung passiver RFID-Tags für die Datei- und Dokumentenverfolgung

Die Verwendung passiver RFID-Tags zur Datei- und Dokumentenverfolgung bietet mehrere Vorteile:

Zeit- und Kostenersparnis: Reduzieren Sie Zeit und Kosten und steigern Sie so die Arbeitseffizienz. Indem Sie Ihren Mitarbeitern die Suche nach Dateien und Dokumenten ersparen, steigern Sie die Gesamtproduktivität und damit die Rentabilität Ihres Unternehmens.

Weniger Stress: Mit passiven RFID-Tags können Sie Dateien schnell finden, wenn Ihre Kollegen sie dringend benötigen. Dies schafft eine angenehme und stressfreie Arbeitsumgebung für alle und verhindert Ungeduld und Beschwerden aufgrund verzögerter Dateiabfrage.

Professionelles Image: Wenn Kunden Ihr Büro besuchen und Zugriff auf bestimmte Dateien benötigen, stärkt Ihre Fähigkeit, die Dokumente schnell zu finden und vorzulegen, Ihr professionelles Image. Diese effiziente Reaktion trägt zweifellos zu Ihrer Professionalität und Glaubwürdigkeit bei.

Insgesamt zeigt die Implementierung passiver RFID-Tags Ihr Engagement für betriebliche Effizienz und Professionalität und bietet das Potenzial, erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen zu erzielen und gleichzeitig die gesamte Arbeitsumgebung zu verbessern.

Wie wählt man den RFID-Leser für RFID-Tags zur Dokumentenverfolgung aus?

Bei der Auswahl des Lesegeräts für Hochfrequenz-Tags haben Sie die Wahl zwischen einem NFC-fähigen Smartphone und einem Hochfrequenz-RFID-Lesegerät. Mit einem NFC-fähigen Smartphone lassen sich URLs bequem schreiben und lesen.

Für Ultrahochfrequenz-LED-Tags kann das entsprechende Lesegerät entweder handgeführt oder als Desktop-Gerät verwendet werden. Diese Konfiguration ist in der Regel komplexer und besteht aus Ultrahochfrequenz-Tags, einem Lesegerät und Softwarekomponenten.

Wenn Sie spezielle Anforderungen für die Verwaltung Ihrer Dateien haben, können Sie diese gerne übermitteln. Wir stellen Ihnen gerne eine maßgeschneiderte Lösung zur Verfügung, die Ihren Anforderungen entspricht.