Solução de rastreamento passivo de arquivos RFID e gerenciamento de documentos

Embora haja uma dependência crescente de documentos eletrônicos, o uso de documentos físicos em papel não pode ser eliminado. Rastrear e gerenciar documentos físicos é essencial para fins como autenticação de direitos autorais, verificação de identidade, autorização, arquivamento e inventário.

Usar RFID para gerenciar milhares de documentos é um processo simples.

Tipos de documentos adequados para rastreamento RFID

Em geral

Desenhos, projetos, documentos de ferramentas e especificações de moldes
Documentos legais
Registros de pacientes
Documentos de desembaraço aduaneiro
Materiais de processamento de documentos

Setor de Educação (escolas, universidades, ensino fundamental e médio e outras instituições educacionais):

Registros de alunos
Avaliações de professores
Livros e materiais de biblioteca
Projetos de laboratório e pesquisa

Negócios:

Pastas de arquivo e produção
Relatórios e documentos
Documentos contábeis e financeiros
Arquivos de clientes/consumidores

Governo:

Documentos classificados
Arquivos de casos
Informações sobre armas e armas de fogo
Informações de segurança

Contratantes:

Documentos do canteiro de obras
Faturas
Documentos de equipamento
Informações de garantia

Esses tipos de documentos são comumente rastreados usando tecnologia RFID, atendendo às diversas necessidades de vários setores e organizações, incluindo tecnologia, finanças, saúde, entretenimento, agências governamentais, autoridades policiais, militares, construção e empresas industriais.

A frequência das etiquetas de rastreamento de documentos RFID

Ao usar RFID para rastreamento de documentos ou arquivos, a escolha da frequência entre alta frequência e ultra-alta frequência depende da funcionalidade específica necessária:

Alta frequência (HF):

Legível com um smartphone, oferecendo conveniência e ampla usabilidade
Adequado para leitura individual, ideal para cenários com poucas quantidades e atualizações frequentes de conteúdo

Ultra-Alta Frequência (UHF):

Oferece distâncias de leitura maiores e suporta recursos de leitura de um para muitos
Oferece a opção de LED RFID, facilitando a localização com avisos iluminados, especialmente útil para fins de rastreamento e gerenciamento em larga escala
Legível com um smartphone, oferecendo conveniência e ampla usabilidade
Adequado para leitura individual, ideal para cenários com poucas quantidades e atualizações frequentes de conteúdo

Como funciona o rastreamento de documentos RFID?

Para gerenciar documentos usando RFID, cada documento ou envelope recebe um código exclusivo que pode ser escrito no Código Eletrônico de Produto (EPC) do chip e registrado no sistema.

Quando é necessário localizar um documento específico, o código EPC relevante é inserido e um scanner portátil é usado para digitalizá-lo.

Assim que o chip correspondente recebe o sinal, o indicador LED pisca. Mesmo que vários códigos sejam inseridos simultaneamente, os LEDs correspondentes responderão simultaneamente.

Esse processo elimina a necessidade de pesquisa manual e referência cruzada, permitindo que você localize rapidamente o documento necessário em segundos, mesmo entre vários arquivos.

Faixa de leitura de etiqueta de rastreamento de arquivo RFID

Alta frequência (HF)**: faixa de leitura de 0-3 cm

Frequência Ultra-Alta (UHF)**: alcance de leitura de 1,5-3 m

Etiquetas RFID recomendadas para rastreamento de documentos e suas funções

Etiquetas de alta frequência (HF):

– Encarte úmido ou White Label: A escolha depende da necessidade de impressão de números. Inclui um link URL para acessar detalhes e informações adicionais sobre os arquivos relacionados.

Etiquetas de frequência ultra-alta (UHF):

As etiquetas UHF oferecem recursos de gerenciamento aprimorados, permitindo uma recuperação de arquivos mais rápida e precisa. Essas etiquetas apresentam as seguintes vantagens:

Leitura de longa distância: pode ler várias tags simultaneamente.
Associação de arquivos durante o armazenamento: o EPC de cada tag é registrado no sistema e vinculado aos respectivos arquivos.
Localização rápida: Ao entrar no EPC e escanear a área do documento com um leitor portátil, a luz LED na etiqueta correspondente pisca em segundos, facilitando a recuperação sem esforço.
Função de inventário: permite uma contagem de inventário rápida e precisa para evitar perda de documentos.

Essas características ressaltam o papel fundamental das etiquetas RFID no gerenciamento de documentos, melhorando a eficiência organizacional e facilitando processos de pesquisa e inventário rápidos e precisos.

Vantagens de usar etiquetas RFID passivas para rastreamento de arquivos e documentos

O uso de etiquetas RFID passivas para rastreamento de arquivos e documentos oferece vários benefícios:

Economia de tempo e custos: reduza tempo e custos, aumentando assim a eficiência do trabalho. Ao permitir que sua equipe evite o desperdício de tempo precioso procurando arquivos e documentos, você pode aumentar a produtividade geral, resultando em maior lucratividade para sua empresa.

Estresse reduzido: com etiquetas RFID passivas, você pode localizar arquivos rapidamente quando seus colegas precisam deles com urgência. Isso cria um ambiente de trabalho agradável e sem estresse para todos, evitando impaciência e reclamações decorrentes da demora na recuperação de arquivos.

Mantendo a Imagem Profissional: Quando clientes visitam seu escritório e solicitam acesso a arquivos específicos, sua capacidade de localizar e apresentar os documentos rapidamente reforça sua imagem profissional. Essa resposta eficiente, sem dúvida, contribui para seu profissionalismo e credibilidade.

No geral, a implementação de etiquetas RFID passivas demonstra seu comprometimento com a eficiência operacional e o profissionalismo, com o potencial de gerar economias significativas de tempo e custos, ao mesmo tempo em que melhora o ambiente geral do local de trabalho.

Como selecionar o leitor RFID para rastreamento de documentos com etiquetas RFID?

Ao escolher o leitor para etiquetas de alta frequência, você tem a opção de usar um smartphone com NFC ou um leitor RFID de alta frequência. Um smartphone com NFC pode facilmente escrever e ler URLs.

Para etiquetas LED de ultra-alta frequência, o leitor correspondente pode ser portátil ou de mesa. Essa configuração costuma ser mais complexa, composta por etiquetas de ultra-alta frequência, um leitor e componentes de software.

Se você tiver alguma necessidade específica para gerenciar seus arquivos, sinta-se à vontade para enviá-la. Teremos o maior prazer em fornecer uma solução personalizada para atender às suas necessidades.