Passieve RFID-bestandstracking en documentbeheeroplossing

Hoewel de afhankelijkheid van elektronische documenten toeneemt, kan het gebruik van fysieke papieren documenten niet worden geëlimineerd. Het volgen en beheren van fysieke documenten is essentieel voor doeleinden zoals auteursrechtauthenticatie, identiteitsverificatie, autorisatie, archivering en inventarisatie.

Het beheren van duizenden documenten met RFID is een eenvoudig proces.

Documenttypen die geschikt zijn voor RFID-tracking

Algemeen

Tekeningen, ontwerpen, gereedschapsdocumenten en matrijsspecificaties
Juridische documenten
Patiëntendossiers
Douane-inklaringsdocumenten
Documentverwerkingsmaterialen

Onderwijssector (scholen, universiteiten, basisonderwijs en voortgezet onderwijs en andere onderwijsinstellingen):

Studentenrecords
Evaluaties van leraren
Boeken en bibliotheekmaterialen
Laboratorium- en onderzoeksprojecten

Bedrijf:

Bestands- en productiemappen
Rapporten en documenten
Boekhoudkundige en financiële documenten
Klant-/cliëntbestanden

Regering:

Geclassificeerde documenten
Dossiers
Informatie over wapens en vuurwapens
Beveiligingsinformatie

Aannemers:

Bouwplaatsdocumenten
Facturen
Uitrustingsdocumenten
Garantie-informatie

Deze documenttypen worden doorgaans gevolgd met behulp van RFID-technologie en spelen daarmee in op de uiteenlopende behoeften van verschillende branches en organisaties, waaronder technologie, financiën, gezondheidszorg, entertainment, overheidsinstanties, wetshandhaving, defensie, bouw en industriële bedrijven.

De frequentie van RFID-documenttrackingtags

Bij het gebruik van RFID voor het traceren van documenten of bestanden hangt de keuze voor de frequentie tussen hoge frequentie en ultrahoge frequentie af van de specifieke gewenste functionaliteit:

Hoge frequentie (HF):

Leesbaar met een smartphone, biedt gemak en brede bruikbaarheid
Geschikt voor één-op-één lezen, ideaal voor situaties met lage hoeveelheden en frequente inhoudsupdates

Ultrahoge frequentie (UHF):

Biedt grotere leesafstanden en ondersteunt één-op-veel leesmogelijkheden
Biedt de mogelijkheid voor LED RFID, wat zorgt voor eenvoudig lokaliseren met verlichte aanwijzingen, vooral handig voor grootschalige tracking- en beheerdoeleinden
Leesbaar met een smartphone, biedt gemak en brede bruikbaarheid
Geschikt voor één-op-één lezen, ideaal voor situaties met lage hoeveelheden en frequente inhoudsupdates

Hoe werkt RFID-documenttracking?

Om documenten met RFID te beheren, wordt aan elk document of elke envelop een unieke code toegewezen. Deze code kan in de Electronic Product Code (EPC) van de chip worden geschreven en in het systeem worden geregistreerd.

Wanneer er een specifiek document gevonden moet worden, wordt de relevante EPC-code ingevoerd en wordt het document met een handscanner gescand.

Zodra de bijbehorende chip het signaal ontvangt, knippert de led-indicator. Zelfs als er meerdere codes tegelijk worden ingevoerd, reageren de bijbehorende led's gelijktijdig.

Dankzij dit proces hoeft u niet meer handmatig te zoeken en kruisverwijzingen te maken. U kunt het gewenste document binnen enkele seconden vinden, zelfs tussen meerdere bestanden.

RFID-bestandsvolgtag-leesbereik

Hoge frequentie (HF)**: leesbereik van 0-3 cm

Ultrahoge frequentie (UHF)**: leesbereik van 1,5-3 m

Aanbevolen RFID-tags voor het volgen van documenten en hun functies

Hoogfrequente (HF) tags:

– Natte inlay of White Label: de keuze hangt af van de behoefte aan druknummers. Inclusief een URL-link voor toegang tot aanvullende details en informatie over de gerelateerde bestanden.

Ultrahoge frequentie (UHF)-tags:

UHF-tags bieden verbeterde beheermogelijkheden, waardoor bestanden sneller en nauwkeuriger kunnen worden opgehaald. Deze tags bieden de volgende voordelen:

Lezen op lange afstand: Kan meerdere tags tegelijkertijd lezen.
Bestandskoppeling tijdens opslag: de EPC van elke tag wordt in het systeem geregistreerd en gekoppeld aan de bijbehorende bestanden.
Snelle lokalisatie: Wanneer u de EPC binnengaat en het documentgebied scant met een handscanner, gaat het LED-lampje op het bijbehorende label binnen enkele seconden knipperen, waardoor u het document moeiteloos kunt terugvinden.
Inventarisfunctie: Zorgt voor snelle en nauwkeurige inventaristelling om documentverlies te voorkomen.

Deze kenmerken benadrukken de cruciale rol van RFID-tags in documentbeheer: ze verbeteren de efficiëntie van de organisatie en maken snelle en nauwkeurige zoek- en inventarisatieprocessen mogelijk.

Voordelen van het gebruik van passieve RFID-tags voor het volgen van bestanden en documenten

Het gebruik van passieve RFID-tags voor het traceren van bestanden en documenten biedt verschillende voordelen:

Tijd- en kostenbesparing: Bespaar tijd en kosten en verhoog zo de werkefficiëntie. Door uw medewerkers te helpen kostbare tijd te besparen met het zoeken naar bestanden en documenten, kunt u de algehele productiviteit verhogen, wat leidt tot een hogere winstgevendheid voor uw bedrijf.

Minder stress: Met passieve RFID-tags kunt u bestanden snel vinden wanneer uw collega's ze dringend nodig hebben. Dit creëert een prettige en stressvrije werkomgeving voor iedereen, waardoor ongeduld en klachten als gevolg van vertraagde bestandsophaling worden voorkomen.

Behoud van een professionele uitstraling: Wanneer klanten uw kantoor bezoeken en toegang nodig hebben tot specifieke bestanden, versterkt uw vermogen om de documenten snel te vinden en te presenteren uw professionele uitstraling. Deze efficiënte reactie draagt ongetwijfeld bij aan uw professionaliteit en geloofwaardigheid.

Samengevat: de implementatie van passieve RFID-tags toont aan dat u zich inzet voor operationele efficiëntie en professionaliteit. Bovendien kunt u hiermee aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen realiseren en tegelijkertijd de algehele werkomgeving verbeteren.

Hoe selecteert u de juiste RFID-lezer voor documenttracking en RFID-tags?

Bij het selecteren van een lezer voor hoogfrequente tags kunt u kiezen uit een smartphone met NFC-functionaliteit of een hoogfrequente RFID-lezer. Een smartphone met NFC-functionaliteit kan URL's gemakkelijk schrijven en lezen.

Voor ultrahoogfrequente LED-tags kan de bijbehorende lezer zowel een handheld als een desktop-reader zijn. Deze configuratie is doorgaans complexer en bestaat uit ultrahoogfrequente tags, een reader en softwarecomponenten.

Als u specifieke vereisten hebt voor het beheer van uw bestanden, kunt u deze gerust aan ons doorgeven. Wij helpen u graag met een oplossing op maat die aan uw wensen voldoet.