Solution passive de suivi de fichiers et de gestion de documents RFID

Malgré une dépendance croissante aux documents électroniques, l'utilisation de documents papier ne peut être éliminée. Le suivi et la gestion des documents physiques sont essentiels à des fins telles que l'authentification des droits d'auteur, la vérification d'identité, l'autorisation, l'archivage et l'inventaire.

L’utilisation de la RFID pour gérer des milliers de documents est un processus simple.

Types de documents adaptés au suivi RFID

Général

Dessins, conceptions, documents d'outils et spécifications de moules
Documents juridiques
Dossiers des patients
Documents de dédouanement
Matériel de traitement de documents

Secteur de l’éducation (écoles, universités, écoles primaires et secondaires et autres établissements d’enseignement) :

Dossiers étudiants
Évaluations des enseignants
Livres et matériel de bibliothèque
Projets de laboratoire et de recherche

Entreprise:

Chemises de classement et de production
Rapports et documents
Documents comptables et financiers
Fichiers clients

Gouvernement:

Documents classifiés
Dossiers de cas
Informations sur les armes et les armes à feu
Informations de sécurité

Entrepreneurs :

Documents de chantier
Factures
Documents d'équipement
Informations sur la garantie

Ces types de documents sont généralement suivis à l'aide de la technologie RFID, répondant aux divers besoins de diverses industries et organisations, notamment la technologie, la finance, la santé, le divertissement, les agences gouvernementales, les forces de l'ordre, l'armée, la construction et les entreprises industrielles.

La fréquence des étiquettes de suivi des documents RFID

Lors de l'utilisation de la RFID pour le suivi de documents ou de fichiers, le choix de la fréquence entre haute fréquence et ultra-haute fréquence dépend de la fonctionnalité spécifique requise :

Haute fréquence (HF) :

Lisible avec un smartphone, offrant commodité et facilité d'utilisation généralisée
Convient à la lecture individuelle, idéal pour les scénarios avec de faibles quantités et des mises à jour de contenu fréquentes

Ultra-haute fréquence (UHF) :

Offre des distances de lecture plus longues et prend en charge les capacités de lecture un-à-plusieurs
Offre l'option RFID LED, facilitant la localisation avec des invites lumineuses, particulièrement utile à des fins de suivi et de gestion à grande échelle
Lisible avec un smartphone, offrant commodité et facilité d'utilisation généralisée
Convient à la lecture individuelle, idéal pour les scénarios avec de faibles quantités et des mises à jour de contenu fréquentes

Comment fonctionne le suivi des documents RFID ?

Pour gérer les documents à l'aide de la RFID, chaque document ou enveloppe se voit attribuer un code unique qui peut être écrit dans le code produit électronique (EPC) de la puce et enregistré dans le système.

Lorsqu'il est nécessaire de localiser un document spécifique, le code EPC correspondant est saisi et un scanner portable est utilisé pour le numériser.

Dès que la puce correspondante reçoit le signal, le voyant LED clignote. Même si plusieurs codes sont saisis simultanément, les voyants LED correspondants réagissent simultanément.

Ce processus élimine le besoin de recherche manuelle et de références croisées, vous permettant de localiser rapidement le document nécessaire en quelques secondes, même parmi de nombreux fichiers.

Plage de lecture des étiquettes de suivi de fichiers RFID

Haute fréquence (HF)** : plage de lecture de 0 à 3 cm

Ultra-haute fréquence (UHF)** : portée de lecture de 1,5 à 3 m

Étiquettes RFID recommandées pour le suivi des documents et leurs fonctions

Étiquettes haute fréquence (HF) :

– Incrustation humide ou étiquette blanche : le choix dépend du besoin d'impression des numéros. Un lien URL est inclus pour accéder à des informations complémentaires sur les fichiers associés.

Étiquettes à ultra-haute fréquence (UHF) :

Les étiquettes UHF offrent des capacités de gestion améliorées, permettant une récupération plus rapide et plus précise des fichiers. Elles présentent les avantages suivants :

Lecture longue distance : peut lire simultanément plusieurs étiquettes.
Association de fichiers pendant le stockage : l'EPC de chaque balise est enregistré dans le système et lié aux fichiers respectifs.
Localisation rapide : En entrant dans l'EPC et en scannant la zone du document avec un lecteur portable, le voyant LED de l'étiquette correspondante clignote en quelques secondes, facilitant une récupération sans effort.
Fonction d'inventaire : permet un comptage d'inventaire rapide et précis pour éviter la perte de documents.

Ces caractéristiques soulignent le rôle central des étiquettes RFID dans la gestion des documents, améliorant l’efficacité organisationnelle, facilitant les processus de recherche et d’inventaire rapides et précis.

Avantages de l'utilisation d'étiquettes RFID passives pour le suivi des fichiers et des documents

L’utilisation d’étiquettes RFID passives pour le suivi des fichiers et des documents offre plusieurs avantages :

Gain de temps et d'argent : Réduisez vos délais et vos coûts, améliorant ainsi votre efficacité. En évitant à vos employés de perdre un temps précieux à rechercher des dossiers et des documents, vous augmentez votre productivité globale et, par conséquent, la rentabilité de votre entreprise.

Réduction du stress : Grâce aux étiquettes RFID passives, vous pouvez localiser rapidement les fichiers dont vos collègues ont besoin en urgence. Cela crée un environnement de travail agréable et détendu pour tous, évitant ainsi l'impatience et les plaintes liées à la récupération tardive des fichiers.

Maintien d'une image professionnelle : Lorsque des clients se rendent à votre bureau et souhaitent accéder à des dossiers spécifiques, votre capacité à localiser et à présenter rapidement les documents renforce votre image professionnelle. Cette réponse efficace renforce indéniablement votre professionnalisme et votre crédibilité.

Dans l’ensemble, la mise en œuvre d’étiquettes RFID passives démontre votre engagement envers l’efficacité opérationnelle et le professionnalisme, avec le potentiel de générer des économies de temps et d’argent importantes tout en améliorant l’environnement global du lieu de travail.

Comment sélectionner le lecteur RFID pour le suivi des documents RFID ?

Pour choisir le lecteur d'étiquettes haute fréquence, vous avez le choix entre un smartphone compatible NFC ou un lecteur RFID haute fréquence. Un smartphone compatible NFC permet de saisir et de lire facilement des URL.

Pour les étiquettes LED ultra-haute fréquence, le lecteur correspondant peut être portable ou de bureau. Cette configuration est généralement plus complexe et comprend des étiquettes ultra-haute fréquence, un lecteur et des composants logiciels.

Si vous avez des exigences spécifiques pour la gestion de vos fichiers, n'hésitez pas à les soumettre et nous serons plus qu'heureux de vous fournir une solution sur mesure pour répondre à vos besoins.